Niewidoczne aktywa: jak producenci FMCG mogą zachować kontrolę nad wyposażeniem handlowym
Producenci FMCG, zwłaszcza w branży napojów, inwestują ogromne kwoty w wyposażenie handlowe: lodówki z logo marki, gabloty na wyroby tytoniowe, regały na produkty farmaceutyczne. Sprzęt trafia do tysięcy punktów sprzedaży, ale po instalacji firmy często gubią informację o tym, gdzie dokładnie znajdują się ich aktywa i jak są używane.
Problem narasta wraz ze skalą działania. Setki punktów to jeszcze da się ogarnąć arkuszami i okresowymi kontrolami. Ale przy tysiącach sklepów, aptek czy stacji paliw – bez centralnego systemu danych o sprzęcie – praca staje się chaotyczna.
W tym artykule pokażemy, dlaczego producenci FMCG muszą kontrolować wyposażenie, co się dzieje, gdy tego nie robią, i jak rozwiązać ten problem.
Najważniejsze wnioski
- Producenci FMCG tracą kontrolę nad aktywami wartymi miliony. Lodówki z logo, gabloty i regały instalowane w tysiącach punktów – a firmy nie wiedzą, gdzie są, w jakim stanie i czy stoją tam produkty marki, czy konkurencji.
- Arkusze Excel nie sprawdzają się przy tysiącach jednostek sprzętu. Statyczne wpisy o dostawach szybko się dezaktualizują i zamieniają w historię zakupów zamiast w aktualny rejestr aktywów.
- Ewidencja wyposażenia powiązana z wizytami rozwiązuje problem. Systemy IT tworzą centralną bazę wszystkich aktywów i wymagają sprawdzenia każdej jednostki podczas wizyty merchandisera. Daje to firmom pełną przejrzystość, precyzyjne planowanie dostaw i realne dane do oceny efektywności inwestycji marketingowych.
Problem, którego nie widać w raportach
Weźmy producenta napojów, który dostarcza produkty do tysięcy punktów sprzedaży w całym kraju. W każdym punkcie stoją jednostki sprzętu z logo marki. Teoretycznie firma wie, gdzie wysłała wyposażenie – ma faktury i umowy. Zazwyczaj są one rozproszone i firma nie ma spójnej bazy danych. Bez przeszukiwania archiwów kierownictwo nie sprawdzi, ile lodówek stoi w konkretnym sklepie i jakie mają gabaryty. Ale najważniejsze pytanie brzmi inaczej: nikt nie wie, czy stoją tam produkty marki, czy konkurencji, a może sprzęt w ogóle już nie istnieje?
Brak tych informacji tworzy szereg problemów. Nie da się nadzorować planogramu w konkretnej lodówce, jeśli nie wiesz, gdzie jest i w jakim stanie. Sprzęt z logo to nie tylko miejsce na produkty, ale materiał reklamowy i dodatkowy punkt kontaktu z klientem. Bez wiedzy o tym, jak jest używany, producent traci kontrolę nad efektywnością kampanii marketingowych. Co więcej, w lodówkach i gablotach z logo powinny stać tylko produkty producenta – to warunek promocji. Ale jeśli sprzęt zajęty jest przez konkurencję lub stoi pusty, promocja nie działa, a firma o tym nie wie. A przede wszystkim – nierzetelni merchandiserzy mogą omijać część swoich obowiązków.
Na przykład merchandiser przychodzi do punktu sprzedaży, gdzie stoją trzy lodówki danej marki. Fotografuje jedną, system sprawdza realizację planogramu, wizyta uznawana jest za zrealizowaną. Dwie pozostałe lodówki zostają bez uwagi – może tam puste półki, może obce produkty, ale nikt tego nie zobaczy. W raportach wszystko wygląda dobrze, zadania wykonane, choć rzeczywistość może być zupełnie inna.
Próby prowadzenia ewidencji sprzętu w Excelu lub wewnętrznych systemach księgowych działają do pewnego momentu. Można zapisać, że lodówka pojechała do sklepu nr 4337, można odnotować jej parametry i datę instalacji. Ale te dane są statyczne. Nie aktualizują się automatycznie, nie są powiązane z rzeczywistymi wizytami, nie pokazują, ile sprzętu faktycznie działa i jest sprawdzane, ani w jakim jest stanie.
W efekcie pół roku lub rok po instalacji firma ma bazę danych, która bardziej przypomina historię zakupów niż aktualny rejestr aktywów. Nikt nie wie, ile jednostek sprzętu rzeczywiście działa, gdzie potrzebny jest serwis lub wymiana, które punkty są obsługiwane rzetelnie, a które ignorowane przez merchandiserów. I najważniejsze – czy przestrzegane są standardy merchandisingowe marki.
Rozwiązanie – ewidencja wyposażenia i stała kontrola
Żeby dane były zawsze aktualne, trzeba stworzyć centralną bazę całego wyposażenia w punktach sprzedaży i sprawdzać jego stan podczas każdej wizyty merchandisera. Zorganizować taką ewidencję pomagają rozwiązania IT.
Na przykład w Goods Checker, platformie do automatyzacji procesów merchandisingowych, jest moduł zarządzania wyposażeniem, który pozwala stworzyć scentralizowany katalog z opisem każdego rodzaju sprzętu. Każda jednostka jest przypisana do konkretnego punktu sprzedaży i szczegółowo opisana: typ, właściciel, zdjęcie, wymiary, obecność strefy na materiały POS, data dodania do systemu itp.
Początkowe załadowanie danych następuje z istniejących źródeł – tych samych arkuszy i systemów księgowych, które ma firma. Dalej informacje są uzupełniane i aktualizowane po każdej wizycie merchandisera. Jeśli początkowej bazy nie ma lub jest niekompletna, można zebrać informacje o sprzęcie w punktach za pomocą Goods Checker. Gdy pracownik przychodzi do punktu, system wie, ile jednostek wyposażenia musi zostać sprawdzonych. Jeśli w punkcie są trzy lodówki, trzeba zrobić trzy zdjęcia i sprawdzić trzy planogramy.
Raporty pokazują liczbę wyposażenia przypisanego do punktu i faktycznie sprawdzonego podczas wizyty. Jeśli merchandiser nie sfotografował jednej z lodówek, będzie to od razu widoczne w systemie. Teraz kierownicy mogą szybciej reagować, jeśli sprzęt jest wykorzystywany niezgodnie z przeznaczeniem lub jest uszkodzony.
Co się zmienia dla biznesu
Firmazyskuje przejrzysty i stały proces kontroli nad wyposażeniem. Kierownicy wiedzą, gdzie są aktywa, ile ich jest i w jakim stanie. Menedżerowie precyzyjniej planują dostawy, bo widzą pojemność każdej jednostki w konkretnym punkcie, a także tworzą planogramy pod realne warunki, a nie pod założenia o tym, co powinno być w sklepie. Marketerzy planują kampanie i promocje na podstawie rzeczywistych danych o tym, gdzie stoi sprzęt z logo i jak jest używany, i mogą dokładnie ocenić zwrot z inwestycji w punkty sprzedaży.
Merchandiserzy przechodzą od formalnych kontroli do pełnowartościowej weryfikacji ekspozycji, dodatkowych miejsc sprzedaży i POSM. System nie pozwala pominąć części zadań, nie sprawdzić sprzętu i zamknąć wizyty – trzeba sprawdzić wszystko, co zarejestrowane w punkcie. To podnosi jakość pracy zespołu terenowego i daje menedżerom kompletną, aktualną i wiarygodną informację o towarach i wyposażeniu w każdym punkcie sprzedaży.
Ewidencja jest ważna dla każdej firmy, która umieszcza własny sprzęt w sieciach detalicznych. Producenci napojów z tysiącami lodówek w sklepach i na stacjach, firmy tytoniowe z gablotami we wszystkich punktach sprzedaży, marki farmaceutyczne z regałami w sieciach aptek – wszyscy potrzebują kontroli nad aktywami rozmieszczonymi w całym kraju. Dzięki Goods Checker wyposażenie przestaje być zapisem w arkuszu i staje się zarządzalnym zasobem, który przynosi zyski.