Polityka sygnalistów

SPIS TREŚCI

Czym jest polityka sygnalistów?
Jak zgłosić naruszenie prawa?
Kto odbierze moje zgłoszenie?
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych
Formularz zgłoszeniowy

Czym jest polityka sygnalistów?

Firma IBA Poland Sp. z o.o., realizując zapisy Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, udostępnia wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa wraz z formularzem zgłoszeniowym. Niniejsza Regulamin wyjaśnia kim jest sygnalista, jakie naruszenia prawa podlegają zgłoszeniu w ramach tej prcedury, kto rozpatruje wniesione zgłoszenia, jakie podejmujemy działania podejmujemy w celu ochrony praw sygnalisty oraz wykluczenia wszelkich zgłoszonych naruszeń, jak rówież wyjaśniamy czy istnieją inne formy zgłaszania takich przypadków.

Jak zgłosić naruszenie prawa?

W celu zgłoszenia naruszenia prawa, proszę zapoznać się z poniższym Regulaminem oraz skorzystać z formularza kontaktowego (u dołu strony).

Kto odbierze moje zgłoszenie?

IBA Poland Sp. z o.o. informuje, że osobą właściwą i upoważnioną do przyjmowania w imieniu Pracodawcy zgłoszeń naruszenia prawa jest Mateusz Jędrzejewski, e-mail: mjedrzejewski@ibagroup.eu, telefon: +48 608 503 861. W przypadku jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt ze wskazanym Pracownikiem.

If you wish to receive an English version of our Internal Reporting Policy or ask any questions about it, please directly contact Mateusz Jędrzejewski (e-mail: mjedrzejewski@ibagroup.eu, phone: +48 608 503 861).

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

określający procedury zgłaszania naruszeń lub nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów obowiązujący w IBA Poland Sp. z o.o.

Na podstawie:

Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024, poz. 928 ze zm.), zwanej dalej „Ustawą”
Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwanej dalej „Dyrektywą”

ustala się regulamin określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w IBA Poland Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, Al. Wiśniowa 43A, NIP (899-289-20-51), REGON (387987408), zwanym dalej „Regulaminem”:

§ 1 Zakres obowiązywania Regulaminu

Regulamin określa:
- możliwość zgłaszania naruszeń prawa w ramach zgłoszeń wewnętrznych;
- procedurę obsługi zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa;
- ochronę osób zgłaszający naruszenia prawa (zwanych dalej „sygnalistami”).
Możliwość zgłaszania naruszeń prawa dotyczy nieprawidłowości lub nadużyć, jakich dopuszcza się IBA Poland Sp. z o.o. jako podmiot prawny albo jego pracownicy oraz reprezentanci.
Naruszeniem prawa w rozumieniu niniejszego Regulaminu jest każde działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a – p.
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
- Pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
- pracownik tymczasowy;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- prokurent;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Pracodawcy, należy przez to rozumieć IBA Poland Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu.
Przez użyte w Regulaminie określenia (definicje) rozumie się definicje zawarte w art. 2 Ustawy.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych podaje się do wiadomości każdego przyjmowanego do pracy Pracownika w języku, w którym może swobodnie zapoznać się z treścią zawartą w dokumencie – język polski lub język angielski.
Treść niniejszego Regulaminu wraz z formularzem zgłoszeniowym pozostaje również ogólnodostępna na stronie Pracodawcy.
W kwestiach nie objętych treścią niniejszego Regulaminu należy stosować wprost zapisy Ustawy.
W przypadku przyjęcia zgłoszenia na podstawie niniejszego Regulaminu, dotyczącego zdarzenia, którego analiza mogłaby się odbyć w ramach innej procedury, uznaje się za właściwą procedurę określoną niniejszym Regulaminem, z wyłączeniem przypadków opisanych w art. 5 Ustawy.

§ 2 Forma zgłaszania naruszeń prawa oraz rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Zgłoszenia naruszenia należy dokonywać w formie elektronicznej za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Pracodawcy.
Zgłoszenie w szczególności powinno zawierać:
1. dane osobowe sygnalisty: imię, nazwisko;
2. stanowisko i miejsce pracy sygnalisty – o ile to możliwe;
3. kontaktowy adres email sygnalisty;
4. dane osobowe osoby / osób, której zgłoszenie dotyczy;
5. opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;
6. wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;
7. wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
8. wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
9. wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;
10. inne okoliczności istotne dla sprawy.
Pracodawca wyznacza osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa (zwaną dalej “osobą upoważnioną”). Tożsamość osoby upoważnionej zostaje podana do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty oraz na stronie zawierającej formularz zgłoszeniowy.
Do obowiązków osoby upoważnionej należy, w szczególności:
1. przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
2. wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia;
3. wzywanie sygnalisty do uzupełniania przekazanych informacji i dowodów, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania lub oceny;
4. zapoznanie sygnalisty oraz innych osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia z klauzulą informacyjną oraz uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów;
5. utrzymywanie pełnego i stałego kontaktu z osobą sygnalistą, w tym udzielanie jej informacji o podjętych działaniach następczych;
6. prowadzenie rejestru zgłoszeń według załącznika nr 1 do Regulaminu, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo;
7. regularne przekazywanie Pracodawcy informacji o otrzymanych zgłoszeniach, w tym wniesionych anonimowo oraz niedotyczących naruszeń prawa w rozumieniu niniejszego regulaminu.
W przypadku próby zgłoszenia naruszenia w inny sposób niż opisany w ust. 1 osoba upoważniona dokonuje jego oceny pod kątem zgodności z niniejszym Regulaminem i na tej podstawie może zdecydować o przyjęciu zgłoszenia oraz wpisania go do rejestru zgłoszeń.
W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy osoby upoważnionej sygnalista powinien skontaktować się bezpośrednio z Pracodawcą z pominięciem oficjalnego formularza zgłoszeniowego. W takim wypadku Pracodawca samodzielnie dokonuje oceny zgłoszenia.
Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane w ramach procedury opisanej niniejszym Regulaminem.
W przypadku gdy informację o naruszeniu prawa próbowano anonimowo zgłosić Pracodawcy oraz gdy anonimowe zgłoszenie przyjął Rzecznik Praw Obywatelskich, inny organ publiczny lub informacja została ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości sygnalisty, stosuje się wobec sygnalisty ochronę przewidzianą w § 6 niniejszego Regulaminu, jeżeli zostały spełnione warunki wskazane w § 6 ust. 1.

§ 3 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Pracodawca prowadzi poufny rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
Pracodawca jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze.
Wpisów do rejestru dokonuje osoba upoważniona na podstawie otrzymanych zgłoszeń.
W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
1. numer sprawy;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
4. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
5. adres do kontaktu sygnalisty;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę i sposób zakończenia sprawy.
Rejestr daje możliwość wyszukania każdego zgłoszenia oraz o ile to konieczne, możliwość wykorzystania zgłoszonych informacji jako dowodu w ramach działań związanych z egzekwowaniem prawa.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 4 Postępowanie w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia prawa

Osoba upoważniona do przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego przyjęcia potwierdza zgłaszającemu, że zgłoszenie zostało przyjęte.
W przypadku stwierdzenia na etapie wstępnej weryfikacji, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w rozumieniu niniejszego Regulaminu, osoba upoważniona zobowiązana jest do poinformowania zgłaszającego, wskazania kanałów i metod komunikacji właściwych do rozpatrzenia naruszenia opisanego w zgłoszeniu oraz udzielenia wsparcia danej osobie. Zgłaszający powinien być również dodatkowo poinformowany o możliwości i sposobie dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
W razie stwierdzenia, że zgłoszenie może spełniać znamiona naruszenia prawa zgodnie z niniejszym Regulaminem osoba upoważniona przekazuje tę informację Pracodawcy, który niezwłocznie powołuje Komisję Wyjaśniającą, celem dokonania weryfikacji danego zgłoszenia oraz podjęcia właściwych działań następczych.
W skład Komisji wchodzi osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz dwie inne osoby wskazane przez Pracodawcę. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, jej miejsce w Komisji zajmuje jeden z członków zarządu IBA Poland Sp. z o.o.
Członkiem Komisji nie może być:
1. osoba zgłaszający informacje będące przedmiotem wyjaśniania;
2. osoba, której dotyczy zgłoszenie;
3. osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby zgłaszającej oraz której dotyczy zgłoszenie;
4. osoba bliska w stosunku do osoby zgłaszającej oraz której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
5. osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania (może nim być osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy tego typu);
6. osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
Przed rozpoczęciem pracy Komisji o jej składzie należy poinformować osobę zgłaszającą. Osoba zgłaszająca ma prawo wnieść sprzeciw co do składu Komisji w ciągu 3 dni roboczych od momentu przesłania jej informacji. Po rozważeniu sprzeciwu Pracodawca decyduje o dokonaniu zmian w składzie Komisji lub rozpoczęciu jej pracy. W przypadku nieuwzględnienia sprzeciwu informacja na ten temat musi się znaleźć w raporcie z prac Komisji oraz rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
W ramach weryfikacji zgłoszenia naruszenia, w zależności okoliczności sprawy i rodzaju naruszenia, wykonuje się w szczególności następujące czynności:
1. zebranie dodatkowych informacji i dowodów od zgłaszającego;
2. analizę i weryfikację dokumentów dostarczonych przez zgłaszającego;
3. zapoznanie się z innymi dokumentami dotyczącymi sprawy dostępnymi Pracodawcy;
4. wysłuchanie osoby/osób, których dotyczy zgłoszenie;
5. wysłuchanie innych osób, które mogą mieć informacje dotyczące zgłoszenia.
Z ustaleń poczynionych w trakcie weryfikacji zgłoszenia Komisja sporządza protokół i przedkłada go Pracodawcy w terminie 30 dni od momentu rozpoczęcia pracy.
Protokół zawiera co najmniej ocenę Komisji co to charakteru zdarzenia stanowiącego podstawę zgłoszenia. W przypadku wskazania, że zdarzenie spełnia przesłanki naruszenia prawa w rozumieniu niniejszego regulaminu, protokół zawiera również plan czynności następczych służących naprawie zaistniałego naruszenia prawa.
W oparciu o przedłożony protokół, Pracodawca zleca Komisji wdrożenie czynności następczych służących naprawie zaistniałego naruszenia prawa oraz zapobiegnięciu dalszym naruszeniom.
Działaniami naprawczymi będą w szczególności:
1. skierowanie pracownika, którego dotyczy zgłoszenie, na stosowne szkolenia, wewnętrzne lub zewnętrzne, w celu wyeliminowania nieprawidłowości w wykonywaniu czynności służbowych;
2. odsunięcie pracownika, którego dotyczy zgłoszenie, od obowiązków, które powodują naruszenie prawa;
3. zastosowanie kar porządkowych wobec pracownika, którego dotyczy zgłoszenie, proporcjonalnych do wagi naruszenia prawa łącznie ze zwolnieniem dyscyplinarnym;
4. zmiana regulacji wewnętrznych w celu wyeliminowania możliwości naruszania prawa;
Osoba upoważniona informuje osobę zgłaszającą nieprawidłowość o poczynionych ustaleniach oraz o środkach naprawczych niezwłocznie po przekazaniu protokołu i wdrożeniu jego zaleceń, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zgłoszenia.
W przypadku, gdy wyjaśnianie zgłoszenia trwa dłużej niż termin wskazany w ust. 12, zgłaszający przed upływem 3 miesięcy od zgłoszenia otrzymuje informację o stanie i etapie na jakim znajduje się postępowanie wyjaśniające, a informację o jego wynikach – niezwłocznie po sporządzeniu protokołu.

§ 5 Formy zewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa

Zgłaszający może zdecydować o skorzystaniu z procedury zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny oraz – w stosownych przypadkach – przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej, zgodnie z określoną przez nie procedurą.
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie pozbawia zgłaszającego prawa do ochrony określonej w § 6.

§ 6 Zakres objęcia ochroną sygnalistów

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Wobec sygnalisty zakazane jest podejmowanie wszelkich działań odwetowych, związane ze zgłoszeniem nieprawidłowości, bądź samej próby lub groźby ich zastosowania. Katalog działań odwetowych zawiera w szczególności:
1. odmowę nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. wstrzymanie awansu, pominięcie przy awansowaniu albo przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
5. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
6. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
7. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
8. niekorzystne zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
9. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
10. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej;
11. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
12. mobbing, dyskryminację, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
13. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe.
Pracodawca zobowiązuje się do pełnego zachowania poufności tożsamości sygnalisty oraz osób wskazanych w zgłoszeniu. Dane osobowe tych osób mogą być znane jedynie:
1. zarządowi IBA Poland Sp. z o.o.;
2. wyznaczonej przez Pracodawcę osobie upoważnionej;
3. członkom Komisji Wyjaśniającej wyznaczonym do merytorycznego rozpoznania sprawy i wprowadzenia środków naprawczych w ramach procedury wewnętrznej (z wyłączeniem danych sygnalisty – tylko w zakresie niezbędnym do wykonania ich funkcji i podjęcia właściwych czynności.;
4. organom ścigania w przypadku konieczności ich zawiadomienia;
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez osobę upoważnioną oraz osoby wyznaczone do merytorycznego rozpoznania sprawy i wprowadzenia środków naprawczych – wyłącznie po odebraniu przez nich pisemnego upoważnienia podmiotu prawnego oraz zobowiązaniu ich do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
Zapisy niniejszego paragrafu Regulaminu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej.
Przepisy niniejszego paragrafu Regulaminu stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

§ 7 Ochrona danych osobowych w ramach zgłoszeń wewnętrznych

Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych jest IBA Poland Sp. z o.o., Al. Wiśniowa 43A, 53-137 Wrocław.
Pozyskiwane dane osobowe pozyskane w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przetwarzane będą w celu zapewnienia ochrony przysługującej osobie zgłaszającej.
Przetwarzania danych osobowych, dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i dyrektywą (UE) 2016/680. Wymiany i przekazywania informacji przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.
Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
Pozyskiwane dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
Klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
Złożenie zgłoszenia za pośrednictwem formularza opisanego w § 2 ust. 1 niniejszego Regulaminu oznacza oświadczenie o zapoznaniu się zgłaszającego z treścią klauzuli informacyjnej. W tym celu formularz zawiera checkbox, którego zaznaczenie jest wymagane do złożenia zgłoszenia.

§ 8 Przepisy końcowe

Treść Regulaminu została uzgodniona z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Pracodawcy.
Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają dla swej ważności formy pisemnego aneksu, którego treść jest ustalana i wprowadzana w życie w trybie przewidzianym dla samego Regulaminu bądź wprowadzenia nowego regulaminu.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jego treści do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty przez Pracodawcę.
Tego samego dnia treść Regulaminu oraz formularz zgłoszeniowy powinny zostać udostępnione na stronie internetowej Pracodawcy.