Rewolucja procesu onboardingu nowych pracowników z pomocą automatyzacji Camunda i platformy EasyRPA

Badania pokazują, że firmy inwestujące w proces adaptacji nowych pracowników, mogą zwiększyć ich produktywność nawet o 140%.

Wdrożenie skutecznego programu adaptacji pracowników pozwala na stworzenie efektywnego środowiska pracy, w którym pracownicy mogą się integrować, a przede wszystkim rozwijać swoje kompetencje. Firmy stawiające swoich pracowników centrum zainteresowania zyskują nie tylko ich zadowolenie, ale także przewagę konkurencyjną nad innymi organizacjami.

Potrzeba zadbania o pracownika – jego rozwój zawodowy oraz dobrostan psychiczny – nabrała większego znaczenia w post-pandemicznej rzeczywistości. W większości firm dominuje obecnie model pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnej; wzrasta też świadomość na temat zachowywania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Wszystkie te zmiany wymuszają na organizacjach wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, które automatyzują procesy biznesowe, w tym również te, dotyczące onboardingu nowych osób.

Pomogliśmy znaleźć rozwiązanie, oferując naszą Camunda BPM usługę wykorzystującą platformę Camunda i EasyRPA do optymalizacji onboardingu nowych kandydatów, która znacznie zmniejsza poziom błędów i czas procesu onboardingu.

Jak zrewolucjonizować proces onboardingu nowych pracowników?
Dlaczego platformy Camunda oraz EasyRPA idealnie nadają się do tego typu projektów?
Jak poprawnie wdrożyć te technologie?
Tego dowiesz się z naszego artykułu.

Camunda i EasyRPA

Czym jest Camunda?

Platforma Camunda jest bardzo popularna , ponieważ posiada silnik Workflow, który implementuje procesy zdefiniowane w języku Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN w Camunda pozwala firmom łatwo automatyzować swoje najbardziej skomplikowane procesy.

Silnik Camunda oferuje również programistom niekorzystającym z języka Java interfejs REST API oraz biblioteki klienta, które można wykorzystać do budowy aplikacji łączących się z zdalnym silnikiem procesów.

Platforma Camunda obsługuje:

• automatyzację procesów biznesowych od początku do końca,
• zarządzanie procesami,
• kontrolę botów RPA,
• budowanie automatycznych decyzji w procesach biznesowych,
• zaawansowane wykonywanie procesów,
• integrację z różnymi technologiami.

W celu sprawdzenia wszelkich funkcjonalności platformy, warto przetestować bezpłatną wersję Modelera Camunda BPMN 2.0. Umożliwia on edycję diagramów procesów BPMN, tabel decyzyjnych DMN oraz formularzy Camunda.

Czym jest EasyRPA?

EasyRPA to elastyczna, nowoczesna platforma RPA, która znacząco upraszcza automatyzację procesów. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest rozwijanie, wdrażanie, uruchamianie i monitorowanie robotów oprogramowania używanych w procesach biznesowych.

Ponadto platforma EasyRPA oparta jest na sztucznej inteligencji oraz posiada wbudowany silnik OCR, który obsługuje integrację z oprogramowaniem ABBYY FlexiCapture.

EasyRPA świetnie sprawdza się w automatyzacji:

• aplikacji Java i Oracle Forms,
• aplikacji opartych na sieci (web),
• aplikacji desktopowych (w tym aplikacji zdalnego pulpitu),
• aplikacji SAP oraz praktycznie każdej aplikacji napisanej do uruchamiania w terminalach lub mainframach.

Korzyści z połączenia platformy Camunda oraz EasyRPA

Jak to działa?

Kluczem projektu jest wykorzystanie EasyRPA do obsługi rutynowych, “specyficznych dla bota” zadań. Dzięki charakterystyce rozwoju oprogramowania Camunda, firmy mogą następnie wdrażać je do obsługi bardziej złożonych zadań, z którymi technologie RPA mogłyby mieć trudności (np. złożone, długotrwałe procesy, które często obejmują różne punkty końcowe).

BPMN Camunda może być wykorzystywana do obsługi szerokiego zakresu działalności biznesowej, natomiast EasyRPA automatyzuje mniejsze, powtarzalne zadania za pomocą botów, które można łatwo kontrolować za pomocą automatyzacji procesów na platformie Camunda. Połączenie tych dwóch rozwiązań pozwala na osiągnięcie maksymalnych korzyści między innymi:

• zwiększoną automatyzację procesów,
• zwiększoną efektywność zadań RPA, dzięki monitorowaniu, a niekiedy też edytowaniu procesów w czasie rzeczywistym,
• optymalizację zwrotu z inwestycji w narzędzia RPA,
• lepszą współpracę między właścicielami robotów a właścicielami procesów,
• wyższą efektywność interakcji między procesami, botami a ludźmi.

WDROŻENIE ROZWIĄZANIA BPM CAMUNDA – CASE STUDY

Jeden z naszych klientów – duże przedsiębiorstwo IT z siedzibą w Europie – potrzebował pomocy w optymalizacji procesu adaptacji pracowników.

Wyzwanie

Problem klienta wynikał z trudności we wdrażaniu procesów biznesowych, które wymagały fizycznej obecności pracowników w biurze, co ze względu na trwającą pandemię COVID-19 było niemożliwe. Z tego powodu proces wprowadzania do środowiska pracy nowo zatrudnionych osób w firmie było niezwykle trudne.

W celu pokonania tego wyzwania i zachowania konkurencyjności w swojej branży, klient zdecydował się na wdrożenie platformy Camunda. To rozwiązanie miało uprościć zarządzanie zadaniami.

Klient doskonale zdawał sobie sprawę z tego, jak złożony jest ten projekt, dlatego zdecydował się na zatrudnienie zaufanego i doświadczonego dostawcy IT. Oferta IBA Group pozwalała firmie na stworzenie niestandardowych rozwiązań, dzięki którym mogłaby zachować elastyczność, szybkość i efektywność procesów biznesowych (nie naruszając tym samym standardów zgodności z regulacjami prawnymi).

Cele i zadania projektu 

Podstawowym celem projektu było przeprowadzenie automatyzacji procesów onboardingu nowych pracowników w taki sposób,żeby minimalizować czas potrzebny na przeprowadzenie procesu  i aby były one zgodne z najlepszymi praktykami.

Plan działania projektu

Automatyzacja onboardingu pracowników wymaga przygotowania szczegółowego planu działania, w którym należy określić konkretne działania wymagające automatyzacji, ocenić zasoby potrzebne do wykonania projektu i opracować jego harmonogram. W oparciu o ten sposób podejścia, IBA Group przygotowała kompleksowy plan działania w ramach projektu.

Oto jego kluczowe punkty:

1. Analiza bieżącego procesu biznesowego. Projekt rozpoczął się od kompleksowej analizy istniejącego procesu onboardingu pracowników. Był to istotny krok, ponieważ pomógł zrozumieć w których obszarach należy zautomatyzować zadania i jak skutecznie poprawić efektywność ich wykonywania.
2. Identyfikacja procesów, które miały zostać zautomatyzowane. W ten sposób mogliśmy skupić się na prawidłowej realizacji projektu.
3. Analiza problemów związanych z niskim poziomem interakcji między pracownikami a działem HR. Pomogło to zrozumieć istotne ograniczenia narzucone przez pandemię i ich wpływ na proces onboardingu nowych pracowników.
4. Wybór rozwiązań technicznych. Dzięki rozmowom z klientem oraz przeprowadzonej analizie zdecydowano o wdrożeniu platformy Camunda. Oprócz tego, w celu automatyzacji zadań, które wcześniej wykonywane były ręcznie, zaimplementowano rozwiązanie EasyRPA.
5. Zaprojektowanie nowego procesu biznesowego. Stworzenie nowego procesu biznesowego opartego na platformie Camunda pozwoliło na zorganizowane zarządzanie kolejnymi etapami projektu.
6. Automatyzacja przy użyciu EasyRPA. Dzięki wdrożeniu robotyzacji zadań znacząco zwiększyła się efektywność i szybkość przetwarzania zgłoszeń. Osiągnięto to poprzez automatyczne tworzenie profili pracowników i generowanie niezbędnych dokumentów i wniosków podczas onboardingu pracowników.
7. Integracja z systemem HR klienta. Ten krok służył zmniejszeniu ryzyka błędów i zapewnieniu dokładności danych.
8. Automatyzacja zadań dla działu HR i pracowników firmy. W ten sposób zachowana została kontrola w razie wystąpienia błędu ludzkiego.
9. Wprowadzenie systemu powiadomień. Dzięki temu klient, po zakończeniu projektu, może stale monitorować pojawiające się problemy i szybko na nie reagować.

Wyniki 

1. Skrócenie czasu onboardingu nowych pracowników z kilku dni do 4 godzin. W ten sposób cały  proces stał się bardziej wygodny i przyjemny dla nowo zatrudnionych.
2. Wzrost reputacji firmy. Szybka adaptacja do nowych warunków i poprawa workflow pomogły wzmocnić wizerunek firmy jako miejsca, które troszczy się o swoich pracowników i reaguje na zmiany w nowoczesnym krajobrazie biznesowym.
3. Wzrost wskaźnika eNPS (Employee Net Promoter Score) o 8%. Jest to dowód na to,  że pracownicy działu HR pozytywnie ocenili wprowadzone zmiany.
4. Wzrost efektywnego rozpoznawania dokumentu do 85%.. Dzięki wykorzystaniu technologii sztucznej inteligencji zmalało ryzyko pojawienia się  błędów ludzkich, a co za tym idzie, efektywność procesów HR-owych wzrosła.
5. Zmniejszenie poziomu niepotrzebnego obiegu dokumentów o 67%. Osiągnięcie takiego wyniku było możliwe dzięki zastosowaniu innowacyjnej technologii pozwalającej na wykrycie błędów w dokumentach na wczesnym etapie wprowadzania ich do obiegu w firmie.

Przedstawione powyżej rezultaty wykonanego projektu potwierdzają, że automatyzacja procesu onboardingu nowych pracowników korzystając z naszej Camunda BPM usługi była skuteczna i udana. Sukces projektu przyczynił się zarówno do zachowania konkurencyjności firmy na rynku, jak i do poprawienia zadowolenia pracowników.

PODSUMOWANIE

Dzięki doświadczeniu, które zyskaliśmy po przeprowadzeniu projektu wysnuliśmy kilka ciekawych wniosków i zaleceń:

1. Elastyczność i szybkość to cechy, które w obecnej sytuacji gospodarczej, ekonomicznej i politycznej stają się coraz ważniejsze. Firmy powinny być przygotowane do szybkiej adaptacji i ciągłego doskonalenia swoich procesów.
2. Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak Camunda i robotyzacja procesów biznesowych (RPA), pomaga  poprawić jakość usług i zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.
3. Konieczne jest śledzenie najnowszych trendów i innowacji technologicznych. Świadome inwestycje w nowoczesne narzędzia i systemy mogą znacząco zwiększyć konkurencyjność firmy.
4. Niezwykle istotne jest zapewnienie pracownikom różnych szkoleń w zakresie korzystania z nowych technologii i narzędzi. W ten sposób personel rozwija swoje umiejętności i czuje się pewnie, korzystając z wdrożonych w firmie rozwiązań.
5. Należy stale zbierać i analizować opinie klientów, pracowników i innych interesariuszy, co pozwoli na identyfikację ich problemów i potrzeb. W ten sposób możliwe jest szybkie usprawnienie procesów biznesowych.
6. Warto pamiętać, że głównym celem wszelkich zmian w procesach biznesowych jest poprawa doświadczenia klientów i pracowników firmy. Dlatego każda wprowadzana zmiana powinna zmierzać do zwiększenia satysfakcji (klienta/pracownika).

Stosowanie się do powyższych obserwacji i zaleceń z pewnością pomoże firmom w rozwoju działalności. W procesach biznesowych, warto też zawsze kierować się dobrem człowieka – pracownika lub klienta – który jest najważniejszym elementem każdego przedsiębiorstwa. Z kolei wdrażanie innowacyjnych rozwiązań z pewnością zapewni firmie elastyczność i możliwość szybkiej adaptacji do dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego.