Usprawnienie procesów autoryzacji podróży służbowych i zwrotu kosztów: droga do efektywności z Camunda i EasyRPA

Około 30% poszukujących pracy jest gotowych zaakceptować gorzej płatne stanowiska, jeśli obejmują one podróże służbowe. Firmy zdają sobie sprawę, że pracownicy chętnie korzystają z takich wyjazdów, i w wielu przypadkach są skłonne zapewnić im większy komfort,  pokrywając pełne koszty podróży, w tym zakwaterowania, posiłków i transportu.

Po stopniowym ożywieniu w ostatnich latach, wydatki na podróże służbowe w Europie mają przekroczyć poziom sprzed pandemii. Wynika to z najnowszych ustaleń dotyczących wydatków na podróże służbowe i trendów na lata 2023-2027. Ogólnie rzecz biorąc, wydaje się, że podróże służbowe i zwrot kosztów odgrywają coraz większą rolę w codziennej działalności firm. Proces ten wymaga jednak szczególnej uwagi.

W tym artykule przyjrzymy się,  w jaki sposób integracja platform Camunda i EasyRPA, w ramach naszej nowej usługi Camunda BPM, może zrewolucjonizować ten proces, zapewniając maksymalną efektywność i automatyzację.

SPIS TREŚCI

Wyzwania w procesach podróży służbowych

W procesie organizacji podróży służbowych etapy formalizacji są często nadzorowane przez jedną osobę. Może to być pracownik udający się w podróż służbową, specjalista ds. księgowości lub HR, a w niektórych przypadkach menedżer ds. podróży.

Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas organizowania podróży służbowej – nawet doświadczeni profesjonaliści czasami popełniają te typowe błędy:

• Nieaktualne ceny usług: Chcąc zaoszczędzić na budżecie, pracownik może wybrać najtańszy bilet i nie wziąć pod uwagę, że w takim przypadku będzie musiał dodatkowo zapłacić za bagaż. A jeśli podróż służbowa zostanie odwołana, tani bilet prawdopodobnie nie zostanie zwrócony.
• Problemy z zwrotem lub wymianą usług: Problemy ze zwrotami lub wymianami usług mogą pojawić się podczas otrzymywania informacji zwrotnych od usługodawcy. Na przykład, skontaktowanie się z niektórymi liniami lotniczymi przez telefon może być trudne, a tani przewoźnicy często pobierają od klientów opłaty za połączenia telefoniczne.
• Niewystarczające źródła: Podczas planowania podróży służbowej zaleca się sprawdzenie wielu różnych źródeł, aby uniknąć przepłacania. 66,5% firm korzysta z platform online z rozwiązaniem mobilnym do planowania podróży służbowych. Niektórzy pracownicy mogą nie być świadomi alternatywnych opcji.
• Błędy wynikające z braku doświadczenia: Ze względu na brak doświadczenia można przeoczyć wiele szczegółów i ryzyk, takich jak możliwość opóźnień lub odwołań lotów.
• Złożony obieg dokumentów: Proces organizacji podróży służbowych wiąże się z obsługą dużej liczby dokumentów. Jeśli pracownik nie otrzyma wymaganych dokumentów z hotelu, może być zmuszony prosić hotel o ich przesłanie, co może wydłużyć proces.
• Nieprawidłowe dokumenty sprawozdawcze: Problemy z dokumentami są dość powszechne. Jednym z nich jest przesłanie niekompletnego zestawu do księgowości, co prowadzi do trudności w zwrocie wydatków. Na przykład, jeśli pracownik zgubi paragon za usługę, istnieje wysokie ryzyko, że nie otrzyma zwrotu kosztów. Takie incydenty skutkują utratą lojalności pracowników.
• Brak analizy kosztów i częstotliwości podróży: Analizując dane dotyczące podróży służbowych, można zidentyfikować pewne wzorce, co pomoże zredukować budżet w przyszłości. Na przykład, może się okazać, że pracownicy konsekwentnie zatrzymują się w tym samym hotelu, co prowadzi do zawarcia bezpośredniej umowy w celu zmniejszenia wydatków na zakwaterowanie..
• Brak zrozumienia zasad: Niektórzy pracownicy nie do końca rozumieją zasady firmy dotyczące podróży służbowych. 60% osób podróżujących służbowo nie dostrzega potrzeby posiadania firmowej polityki podróży. Z tego powodu zasady organizacji podróży i zwrotu kosztów muszą być jak najbardziej przejrzyste dla każdego uczestnika.

Jak widać, pozornie prosty proces ma wiele potencjalnych zawiłości, co wskazuje, że czas jego realizacji może ulec wydłużeniu.

Integracja camunda i EasyRPA

Wdrożenie Camunda i EasyRPA znacznie usprawniło nasze procesy zarządzania podróżami służbowymi i zwrotem kosztów. Doprowadziło to do zwiększenia efektywności i przejrzystości, co ostatecznie podniosło ogólną produktywność i zoptymalizowało wykorzystanie zasobów w firmie.

Camunda, jako wiodąca platforma do zarządzania procesami biznesowymi, oferuje możliwości modelowania, automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Umożliwia tworzenie elastycznych i przejrzystych przepływów pracy, co skutecznie minimalizuje czas i wysiłek wymagany do zatwierdzania i koordynowania podróży służbowych.

EasyRPA z kolei oferuje potężne narzędzia do automatyzacji codziennych rutynowych zadań, w tym procesów zwrotu kosztów. Ten zestaw narzędzi upraszcza procedury aplikacyjne i weryfikację kosztów, a także przyspiesza proces zwrotu kosztów dla pracowników.

Dlatego głównym celem IBA Group była optymalizacja i przyspieszenie procesu zarządzania podróżami służbowymi i zwrotem kosztów pracowniczych w dużej firmie IT w Polsce.

Etapy procesu biznesowego

Oto podział na etapy:

1. Złożenie wniosku o podróż służbową: Pracownik wypełnia formularze Camunda za pośrednictwem interfejsu internetowego zintegrowanego z Camunda. System danych pracownika przechowuje wprowadzone dane jako zmienne Camunda.
2. Automatyczna inicjacja: Platforma Camunda automatycznie inicjuje proces i przekazuje wniosek do weryfikacji.
3. Zatwierdzenie wniosku: Menedżer otrzymuje powiadomienie zCamunda, że ma zadanie na liście zadań Camunda.
4. Integracja RPA: za pomocą konektora Camunda EasyRPA wywołuje platformę EasyRPA. Następnie platforma RPA sprawdza budżet, zatwierdza wniosek, a po zatwierdzeniu wysyła powiadomienie do pracownika.
5. Rezerwacja biletu i hotelu: Wykorzystując wiele konektorów Camunda, system automatycznie inicjuje procesy rezerwacji zintegrowane z usługami linii lotniczych i hoteli.
6. Przechowywanie dokumentów: Pracownik na stronie internetowej firmy wypełnia elektroniczny formularz i załącza zdjęcia/skany paragonów i faktur z podróży służbowej.
7. Potwierdzenie podróży służbowej: Po powrocie z podróży służbowej pracownik odwiedza stronę internetową firmy, aby potwierdzić zakończenie podróży służbowej. Camunda uruchamia pierwszego robota EasyRPA.
8. Złożenie raportu: EasyRPA rozpoznaje załączone paragony hotelowe i faktury, wprowadzając dane wydatków pracownika do bazy danych. Następnie Camunda generuje raport z podróży służbowej.
9. Weryfikacja  raportu: Drugi robot EasyRPA wspiera proces weryfikacji raportu, porównując dane z oryginalnym wnioskiem. Jeśli robot EasyRPA wykryje błędy w raporcie, Camunda powiadamia dział księgowości, skłaniając go do przeglądu i potwierdzenia raportu.
10. Zwrot kosztów: Trzeci robot EasyRPA generuje niezbędne dokumenty dla działu księgowości, aby przyspieszyć proces przelewu środków  na konto pracownika. Camunda automatycznie inicjuje proces zwrotu kosztów.

Infografiki i dane statystyczne

Aby wizualnie przedstawić wpływ naszej usługi Camunda BPM i EasyRPA na proces autoryzacji podróży i zwrotu kosztów, zapoznaj się z poniższymi  infografikami:

Wzrost wydajności

To oś czasu porównująca średnie czasy przetwarzania przed i po automatyzacji Camunda i EasyRPA.

*Źródło: Dane wewnętrzne firmy, analiza po wdrożeniu.

Redukcja błędów

Oto wizualne porównanie wskaźników błędów w procesach podróży i kosztów przed i po integracji.

*Źródło: Dane wewnętrzne firmy, metryki kontroli jakości.

Satysfakcja użytkowników

Oto analiza poprawy wyników satysfakcji użytkowników związanych z procesem zarządzania podróżami.

*Źródło: Ankiety pracowników, opinie po wdrożeniu.

Oszczędności kosztów

Oto oszczędności kosztów osiągnięte dzięki skróceniu czasu przetwarzania i redukcji błędów.

*Źródło: Wewnętrzne raporty finansowe, analiza po wdrożeniu.

**Uwaga: Wszystkie statystyki i dane wymienione w infografikach opierają się na danych wewnętrznych firmy i analizach przeprowadzonych po wdrożeniu.

Zalety korzystania z Camunda i EasyRPA

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób narzędzia takie jak Camunda BPM i EasyRPA usprawniają operacje biznesowe:

• Automatyzacja procesów: Usługa Camunda BPM umożliwia tworzenie elastycznych procesów biznesowych, podczas gdy EasyRPA automatyzuje powtarzalne zadania.
• Integracja: Technologie te mogą integrować się z różnymi systemami, takimi jak systemy rezerwacyjne, platformy finansowe i aplikacje mobilne.
• Przyspieszone podejmowanie decyzji: EasyRPA może być wykorzystywana do automatycznego sprawdzania budżetu i danych aplikacji, przyspieszając proces zatwierdzania.
• Efektywność: Firmy doświadczają redukcji ręcznej interwencji, minimalizacji błędów i zwiększenia efektywności procesów.
• Monitorowanie: Platforma Camunda zapewnia narzędzia do monitorowania procesów i identyfikacji wąskich gardeł.
• Zwrot kosztów: Dzięki przyspieszonym procesom, środki mogą być szybciej zwracane pracownikom.

Wnioski: przekształcanie zarządzania podróżami służbowymi

W miarę jak firmy kontynuują swoją cyfrową transformację, wdrażanie technologii takich jak Camunda BPM Service i EasyRPA staje się coraz bardziej kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i elastyczności na globalnej arenie IT.

Liczby mówią same za siebie:

• 90,6% menedżerów ds. podróży służbowych i 91,3% osób podróżujących służbowo stwierdziło, że podróże służbowe mają kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy. (Skift + TripActions Business Travel Survey, 2019)
• 83% pracowników twierdzi, że podróże służbowe są dodatkowym atutem w pracy. (Stratos Jet Charters, Inc., 2020)

Synergia między usługą Camunda BPM a EasyRPA zmienia krajobraz operacyjny firm, szczególnie w zakresie autoryzacji podróży służbowych i zwrotu kosztów. Połączenie wydajnych procesów BPM, inteligentnej automatyzacji i przyjaznych dla użytkownika interfejsów poprawia efektywność operacyjną a także zwiększa zadowolenie pracowników.

Bądź na bieżąco z zaawansowanymi rozwiązaniami dla swojego biznesu — zainwestuj w rozwój!