Automatyzacja sporządzania raportów w zakresie organizacji szkoleń w firmie

Sytuacja

Zleceniodawcą jest dział firmy, który organizuje szkolenia. Wcześniej raporty z realizacji programów szkoleniowych były sporządzane ręcznie: pobierano dane z różnych systemów szkoleniowych i łączono je ze sobą.

Zadanie

Firma posiada kilka aplikacji szkoleniowych, w których gromadzone są różne dane o uczestnikach kursów, instruktorach i programach szkolenia. Dane te należy zgromadzić w jednym systemie i zautomatyzować proces sporządzania raportów.

Rozwiązanie

Ponieważ należało zbudować szkielet rozwiązania w krótkim terminie, postanowiono użyć rozwiązania open source. Zespół IBA Group zbudował testową wersję hurtowni danych, do której podłączono System BI Tableau. Pulpity nawigacyjne i raporty są teraz tworzone w tym programie.

Złożoność projektu polegała na tym, że różne aplikacje platform szkoleniowych musiały zostać nauczone komunikowania się ze sobą. Na przykład istnieje aplikacja, w której pracownicy biorą udział w kursach, oraz aplikacja, w której pozostawiają opinie na temat tych kursów. Konieczne było napisanie narzędzia, które automatycznie odsyłałoby użytkowników po ukończeniu kursów do strony z opiniami, już zawierającej podstawowe dane o kursach.

Wynik

Wcześniej sporządzanie raportu w MS Excel zajmowało około tygodnia. Teraz proces ten jest w pełni zautomatyzowany. W Tableau dostępny jest gotowy pilpit nawigacyjny (dashboard).

Zleceniodawca ma również możliwość śledzenia i analizowania: jak duże jest zapotrzebowanie na kursy, jaki procent kursów uczestnicy kursów przechodzą do końca, ile otrzymują certyfikatów.