Automatyzacja procesów zakupowych i kontraktacyjnych Banku

Sytuacja

Wcześniej bank nie wykorzystywał systemów automatyzujących rozliczanie procesów zakupowych. Dokumenty były sporządzane na papierze, które były rozpatrywane/uzgadniane na spotkaniach grup roboczych. Wszystkie dokumenty były przechowywane w teczkach, pracownicy wykonywali również ich kopie elektroniczne.

Podstawowe problemy, które chciał rozwiązać bank:

• brak centralnego repozytorium wszystkich dokumentów związanych z procesami zakupowymi;
• brak przejrzystości w procesach zakupowych;
• długie terminy dokonywania zakupu towarów i usług;
• brak raportowania z procesów zakupowych i ich efektywności;
• brak kontroli nad wykonaniem kosztorysów.

Zadanie biznesowe

Bank złożył zamówienie na automatyzację procesów rozliczania zakupów i kontraktowania prowadzonych w ramach swojej działalności biznesowej. Nowy system miał być ostatnim z trójki aplikacji, które były opracowane w różnym czasie. Pierwsze dwie aplikacje:

• KHD: Korporacyjna hurtownia danych i system sporządzenia raportów oparty na IBM Cognos;
• ZSBPF: zautomatyzowany system budżetowania i planowania finansowego.

Konieczne było stworzenie jednolitego systemu księgowego dla wszystkich dokumentów związanych z zakupami towarów i usług, z późniejszym ich zatwierdzaniem i nadzorem nad wykonaniem budżetu wydatków. Po zawarciu umowy należało prowadzić ewidencję podstawowych dokumentów księgowych i kontrolować płatności.  System miał zostać zbudowany w oparciu o istniejącą infrastrukturę banku opartą na produktach IBM (DB2, FileNet, WebSphere, Integration Bus) i zintegrowany z systemem ewidencji kadrowej, systemem budżetowania, Enterprise Storage oraz systemem operacyjnym banku.

Rozwiązanie

Zespół IBA Group opracował system zarządzania działalnością banku w oparciu o opracowany wspólnie z klientem regulamin. System posiada stronę kliencką do pracy z poziomu przeglądarki oraz stronę serwerową do obsługi logiki biznesowej. Akceptacja dokumentów zorganizowana została poprzez dedykowany system zarządzania procesami biznesowymi.Do integracji z systemami powiązanymi banku wykorzystano korporacyjną szynę usług.Wszystkie dokumenty utworzone w systemie są przechowywane w magazynie dokumentów obsługiwanym przez FileNet.

Wynik

Stworzono jednolity system rozliczania wszystkich dokumentów w procesie zakupu towarów i usług. Obecnie wszystkie dokumenty są zatwierdzane w jednym systemie z możliwością dostępu do informacji o samym dokumencie i jego ścieżce akceptacji. Podczas zatwierdzania dokumentów monitorowane są dostępne wolne budżety na zakupy. Biznes jest w stanie generować różnorodne raporty dotyczące procesów zakupowych i realizacji budżetów wydatków. Stworzono również ujednolicony katalog kupowanych towarów i usług. Dla wszystkich umów dostępne są dokumenty dotyczące wykonania umowy i dokonanych płatności wraz z możliwością automatycznych płatności.

System działa komercyjnie od stycznia 2019 roku. W tym okresie powstało około 95 000 dokumentów. Obecnie projekt jest w fazie wsparcia i rozwoju.